讓檔案成為企業管理的“金鑰匙” |
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近日，從國家檔案局傳來喜訊，中國兵器工業集團內蒙古北方重工業集團有限公司制作的專題片《檔案見證“極端制造”——內蒙古北重集團3.6萬噸黑色金屬垂直擠壓大口徑厚壁無縫鋼管項目檔案管理紀實》榮獲國家檔案局建設項目檔案微視頻入圍獎。多年來，北重集團檔案館不斷加強檔案管理，提高人員綜合素質，加快建設數字化檔案館，利用現代管理方法為企業提供有效服務，為履行好強軍首責、推動高質量發展、共創北重發展新時代作出積極貢獻。 以文化人 “半邊天”成了“頂梁柱” 走進技術中心檔案館內，順著樓梯看到走廊內懸掛著數十張照片，每組照片就像時間的畫軸記錄著公司改革發展的歷史變遷，也讓這座由舊廠房改造的辦公樓顯得更加莊重神秘。 檔案館辦公樓于1996年地震后廠房改造而成，環境較差。干凈整潔的環境更有利于資料的保存，為此，檔案館女工們齊上陣，自己動手，花費極少的材料費對工作環境進行改造。檔案女工26人，占員工總數80%以上。在自治區巾幗文明崗創建中，為了凸顯檔案館特色，女工們自己設計文案，每天蹲在地下一點點把起皮的水泥地面鏟平，刷上綠色油漆，在墻面和地面手繪圖案……獨具特色的文化陣地展現了檔案館的精神面貌。干凈整潔、充滿文化氣息的檔案館讓前來調研的領導們感慨到：“看似破舊的地方卻充滿著生機，可見這是一個優秀的團隊。” 檔案資料是企業擁有的寶貴財富，提升檔案資源的收集、保管、利用價值，助推企業發展、實現價值創造是檔案工作的目標和方向。為了更好地服務各單位，檔案館利用兵器檔案工作會、中國機電兵船檔案學會等為大家提供學習交流平臺。每年組織開展主題征文、知識競賽、專題講座等，加大對各單位專兼職人員的培訓力度，增強各級人員對檔案工作的責任意識，為公司檔案管理的有效推進奠定堅實基礎。 多年來，檔案館先后獲得自治區“巾幗文明崗”、“全區檔案工作先進集體”，包頭市 “檔案工作先進集體”、“十佳巾幗文明崗”，集團公司“十二五”檔案工作先進集體等稱號。 盤活史料 “死檔案”煥發“第二春” 檔案編研是根據企業和館藏資源需求，在研究檔案內容的基礎上，編寫參考資料、匯編檔案材料、參與編史修志、撰寫論文專著等工作。 剛剛參加完學術交流的韓陽還沒顧上休息又趕到辦公室掃描老照片。她告訴筆者，一次偶然的機會發現檔案館堆積著很多退休員工移交的老照片，由于缺少照片說明，大量照片被閑置，無法歸檔，覺得很心疼。一張張黑白照片，記錄著企業的開創史、奮斗史……鎖在檔案柜中太可惜了!于是韓陽對照片一張張研究，與廠史事件進行核對，找出能說明事件的照片進行翻拍掃描。她還利用PS軟件進行修復，再把老照片轉化為電子版，創建了老照片專題檔案。“很多同事說這個工作量太大了，你別太著急。可我覺得非常珍貴，因為它們記錄著公司的歷史，我要盡快完成，即使每天只能確認幾張，也要把歷史保留下來。”韓陽堅定地說。 韓陽從事檔案編研工作已經十年，一直負責歷年年鑒，大事記及公司各種編研課題的編撰工作。編研工作需要良好的文字功底、計算機操作、圖片處理等能力，多年來她堅持自學，提高寫作能力，多次在公司開展的征文中獲獎。她能熟練操作office各種軟件進行編研成果的排版，自學圖片處理軟件，完成了十余部編研成果的封面及版面設計，多項編研成果榮獲中國機電兵船編研成果二等獎。韓陽將照片檔案創建成電子照片檔案專題數據庫，進行細化分類，提供同類照片參考，極大提高查閱效率，被集團公司檔案館選為代表案例參加國家檔案局舉辦的“全國檔案資源開發利用優秀案例”進行交流匯報。作為科技帶頭人的優秀代表，韓陽和同事們主動作為，把庫房里的“死檔案”變成高效便捷的“活資料”。 數字化建設 “信息資源”升級“智能管理” 數字檔案館建設是實現檔案信息化的一項重要內容，有利于檔案永久存儲和安全保管，更有利于實現檔案信息的資源共享。檔案館每年復印曬圖就要100多萬張，大多數都是公司防務產品圖紙，勞動強度較大。為此，檔案館結合建數字化企業的契機，對數字化設備和系統進行深入研究。檔案館館長楊云旺介紹：“過去，防務事業部技術部需要曬工藝卡片和圖紙，在系統內打印出蠟圖再送到檔案館進行曬制藍圖，周期較長。我一直在想，能不能直接在系統出藍圖，減少出蠟圖環節，縮短時間、節約費用?” 方案敲定后，檔案館立即組織技術人員與防務事業部技術部責任人探討，尋求解決辦法。從今年7月份開始，他們不斷嘗試，在不到2個月時間完成了直接出藍圖的試驗工作，預計明年年初投入運行。 為融入公司建設數字化企業戰略，更好地開發利用檔案信息資源，檔案館引進光典檔案信息資源管理系統，開始了檔案現代化建設新征程。2014年，公司檔案館被列入集團公司第二批數字檔案館建設試點單位。隨著軟硬件逐漸到位，與OA等業務系統接口實現互聯互通，數字檔案館建設穩步進行;2017年，檔案管理系統在公司實施并成功上線運行;2018年，公司數字檔案館順利通過“集團公司一級數字檔案館建設”測評與驗收，成為兵器系統檔案工作的先行者。目前，公司檔案工作基本實現了由傳統的管理方式向信息化、數字化管理的重大轉變，逐步邁入檔案資源局域網共享的信息時代。“建成后的數字檔案館，能夠緊跟公司信息化發展步伐，以及大數據時代數據管理要求。檔案管理系統不僅僅可以實現在線檔案方便查詢，更多地讓對公司有價值的數據在數字檔案館系統整合形成“資源池”，充分運用數據挖掘技術，發揮檔案對企業管理、生產驅動和知識管理的作用。”楊云旺描繪了公司數字檔案館的藍圖。(趙馨) |
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